Iparosított technológiával készült épületek

A kivitelező kiválasztása a felújításhoz, versenyeztetés menete panelépületnél

A korszerűsítési és/vagy felújítási munkák folyamatának egyik lé­nyeges, esetenként meghatározó eleme a kivitelező tulajdonos(ok) vagy a helyi önkormányzat részéről történő kiválasztása. Látszólag egy szerződött feladat sikertelensége a rossz anyagtól, a megállapo­dotthoz képest fele létszámmal megjelenő alvállalkozótól, az időjá­rás viszontagságaitól és sok más egyéb, „kézzelfogható” tényezőtől függ.

A kivitelező kiválasztása a felújításhoz

Az építőipari szakemberek azonban pontosan tudják, hogy a mennyiségi hiányok és/vagy minőségi hibák, a késedelem, illetve a költségek túllépése nem előzmények nélküli, és korántsem úgy je­lentkezik, mint a derül égből a villámcsapás. A tulajdonosok számá­ra eme rendkívül kedvezőtlen következmények szinte mindegyike és szinte minden esetben a kivitelező kiválasztásánál elkövetett téve­désre vezethető vissza.

A munka összetettségéhez, mennyiségéhez nem illeszkedő kivá­lasztási módszer, a nem kellő részletességgel meghatározott feladat, az előre nem tisztázott körülmények, akadályok, tévesen meghatáro­zott értékelési szempontrendszer, és még számtalan egyéb tényező hatása nem megfelelő vállalkozó partner kiválasztásában, vagy vele a tervezett beavatkozás céljainak elérését nem biztosító szerződés megkötésében jelentkezik.

E hátrányok megelőzése, bekövetkezésük következményeinek csökkentése vagy áthárítása érdekében a vállal­kozó kiválasztás folyamatát célszerű részletesebben elemezni, illetve az adott korszerűsítési és/vagy felújítási munkák előkészítése során e szakaszra fokozott figyelmet fordítani.

Vállalatba adási lehetőségek

Az iparosított technológiával épült lakóépületek energiatakarékos felújítására meghirdetett pályázat szerint a panel, a blokk, az alagútzsalu, az öntöttfalas, a vasbeton vázas, vagy egyéb előregyártott technológiával épült lakóépületek a munkálatokra vissza nem térí­tendő állami támogatást igényelhetnek.1 A pályázat kétlépcsős: az ál­lam az önkormányzatok számára hirdeti meg, akik helyi pályázatot írnak ki a területükön élő lakóközösségek számára, lakóközösségek nyújthatnak be).2

A korszerűsítési és felújítási munkák forrásoldalának bemutatása azért szükséges, mert az állami / önkormányzati források megjelené­se befolyásolhatja a vállalatba adás formáját is.

„Az Országgyűlés a közpénzek ésszerű felhasználása, átláthatósá­gának és széles körű ellenőrizhetőségének megteremtése, továbbá a közbeszerzések során a verseny tisztaságának biztosítása érdekében – összhangban a közbeszerzések terén nemzetközi szerződéseinkkel és az Európai Közösség jogszabályaival” alkotta meg a közbeszerzé­sekről szóló 2003. évi CXXIX. törvényt. Figyelemmel arra, hogy a támogatási konstrukcióban az önkormányzatok, illetve társasházi közösségek vissza nem térítendő hitelhez jutnak, majd az odaítélt, és a hitel felhasználása tekintetében ellenőrzött társasházi közösség lesz a munkálatok megrendelője, a vállalatba adás tekintetében a hivatko­zott közbeszerzési törvény alkalmazása nem előírt.

Ez alól kivételt képezhet az önkormányzati tulajdonban álló lakóegyüttes, amelynek esetében a teljes finanszírozás közpénzekből történik. Az ilyen kor­szerűsítés és/vagy felújítás esetében természetesen a közbeszerzési törvény alkalmazandó a vállalkozó kiválasztásában. Mivel az ilyen versenyeztetést az önkormányzatok erre felkészített és hozzáértő szakemberei, vagy szerződött szakemberek végzik, az ilyen verse­nyeztetési eljárásokat most nem ismertetjük.

Bár a társasházi közösségek esetében tehát a közbeszerzési tör­vény kötelező alkalmazása nem áll fenn, – egyébként az esetek jelen­tős részében a korszerűsítés és/vagy felújítás összege sem lépi túl a nemzeti értékhatárt sem – a vállalkozók kiválasztásában érintett kép­viselőknek érdemes a közbeszerzési törvényt áttekinteni. Az abban foglaltak elsősorban szellemiségük, az átláthatóság, a nyomon követ­hetőség, a verseny semlegesség tekintetében tanulságul és követendő példaként szolgálhat, így a gondolkodásmód a megvalósítás során a lakóközösség érdekét szolgálja.

A vállalatba adásnak az említett és esetünkben nem kötelező köz­beszerzési eljáráson kívül az alábbi módszerei lehetségesek:

  1. Szóbeli megállapodás előre meghatározott vállalkozóval, eset­leg több vállalkozóval történő egyeztetés sorozat lezárásaként (írásos ajánlatkérés és ajánlatadás nélkül).
  2. A szerződés fő paramétereire (ár és fizetési kondíciók, műszaki tartalom és határidő) vonatkozó egyszerűsített szerződés meg­kötése előre meghatározott vállalkozóval, esetleg több vállalko­zóval történő egyeztetés sorozat lezárásaként (írásos ajánlatké­rés és ajánlatadás nélkül).
  3. „Egyszerűsített” ajánlatkérés (szóbeli vagy írásos ajánlatkérés egy előre meghatározott vállalkozótól vagy több vállalkozótól, írásos ajánlat csak a szerződés fő paramétereire).
  4. Versenyeztetés tenderdokumentáció alapján, írásos ajánlatadás­sal több vállalkozó részéről.

A felsorolt módszerek közül a társasházak, lakóközösségek eseté­ben kizárólag a d) pont alatti „szabályos” tendereztetés javasolható, a következők miatt:

1. Noha a magyar jog a szóbeli megállapodást mint szerződést el­ismeri, bármely vita esetén nehéz jogorvoslatot találni, ha két, ellenérdekű fél másként értelmezi a szóbeli megállapodást. En­nek esélye pedig igen magas, ha a megállapodás csak általános­ságban körülírt tartalomra, feltételes határidőre, elnagyolt fize­tési kondíciókra és számításokkal alá nem támasztott ármegál­lapításra alapul. Ilyen megállapodás legfeljebb egy család és a vállalkozóval való szoros baráti kapcsolat esetében lenne elfo­gadható, egy lakóközösség számos érintett családja esetében el­fogadhatatlan kockázatot hárít a lakótársakra.

2. Hasonlóan nagy kockázatot jelent, ha a megállapodás ugyan írásban rögzítésre kerül, azonban a „közösen elfogadott” fő szerződéses kondíciók mögött nincs árkalkuláció, nincs megha­tározva az elvárt minőség, vagy nincsenek megfogalmazva azok a részteljesítések, amelyek alapján a munka előrehaladása azonosítható, illetve késedelem esetén számon kérhető. Egy ilyen, csak fő paraméterekre kötött szerződés rendszerint nem tartalmazza a munkavégzés feltételrendszerét, a felek kölcsönös szolgáltatási kötelezettségeit és számtalan egyéb olyan pontot, amely a két fél egyenlő jogain és kölcsönös előnyein alapul.

Az ilyen megállapodás jogorvoslata rendkívül nehéz, rendszerint mindkét fél csak veszíthet. – Hasonló helyzet áll elő az „egyszerűsített” ajánlatkérések esetén is, amikor az ajánlatkérő a szerződés fő paramétereire kér aján­latot, sok esetben semmilyen tervet vagy elvárásokat rögzítő ismertetést sem csatolva az ajánlatkéréshez. Ezzel szinte szabad kezet kínál a leendő vállalkozónak abban, hogyan tud „kibújni” a kötelezettségek alól, ha azok teljesítésére nem képes. Ilyen esetben ugyanis a vállalkozók jelentős része megadja a vállalt fő paramétereket, ám az azok mögött általa felvállalt tényleges munka nem azonosítható a későbbiekben.

Ha nem a megrende­lő által várt minőségben, átfutási idővel folyik a kivitelezés, ne­tán pót- és többletköltség-igénnyel lép fel a vállalkozó, az ilyen esetben is igen nehéz a két fél eltérő álláspontja között „igazságot” tenni. (Gondoljunk arra a sajátos helyzetre, amikor a két fél közötti eltérő álláspont épp a legfelső szinti lakások feletti tető cseréjekor világosodik meg, és a vállalkozó a munkák folytatá­sát teátrális jelenetekkel körítve tagadja meg. Ember legyen a talpán, aki a szó szerint és átvitt értelemben egyaránt gyülekező viharfelhők közepette kitartóan képes a hiányos szerződésre hivatkozva igazát a bíróságon keresni).

Meg kell azonban jegyez­ni, hogy a mondás szerint az éremnek rendszerint az ilyen ügyekben is két oldala van, és az ilyen konfliktushelyzetek ki­alakulásában rendszerint mindkét fél „ludasnak” bizonyul az utólagos szakértői vizsgálatok alkalmával. Az is egyértelmű kö­vetkeztetés általában, hogy a két fél, vagy legalábbis az egyik bizonyára sajátos érdekek mentén igyekezett a szerződés alap­ján előnyös helyzetbe jutni, és nem a kölcsönös érdekeken alapuló korrekt együttműködéssel igyekezett a kitűzött feladatokat elvégeztetni, illetve elvégezni.

Mindhárom eddig értékelt vállalkozó kiválasztási lehetőség közös hátrányos sajátossága továbbá, hogy rendszerint a lehetséges alkal­mas vállalkozó körének rendkívül szűk körére, szerencsétlen esetben nem igazán hozzáértő kivitelezőkre terjed ki. Ez egyrészt ahhoz ve­zethet, hogy egy látszólag előnyös megállapodás a kivitelezési fel­adatra valójában alkalmatlan vállalkozóval kerül megkötésre, más­részt pedig a minél szélesebb vállalkozói körre kiterjedő valós árver­seny árcsökkentő lehetőségét is kihasználatlanul hagyja.

Annak rövid összefoglalása után, hogy az első három „lehetőség” valójában miért nem megfelelő a vállalkozó kiválasztására, érdemes megvizsgálni, miért alkalmas a tender-dokumentáció alapján történő versenyeztetés az alkalmas vállalkozó kiválasztására.

A tenderdokumentáció alapján történő versenyeztetés legfonto­sabb előnyei:

  1. A társasház közösségét, az ajánlatkérőt „rákényszeríti”, hogy alaposan megfontolja, milyen munkákat, milyen ütemezésben és milyen költségkeretből végeztessen el, ezt megköveteli a ten­derdokumentáció összeállításának kényszere.
  2. A tenderdokumentáció összeállítása kapcsán a tervezett beavat­kozások minden lényeges pontja megismerhető minden érintett részéről, a dokumentáció tehát közösen elfogadott álláspontot, elvárásokat rögzíthet.
  3. Az ajánlatkérés szöveges részében a munkálatokkal kapcsolatos minden lényeges körülmény, szempont, elvárás jó közelítéssel meghatározható, így a későbbi vitákat nagy biztonsággal meg­előzni képes. A kiíráshoz csatolt műszaki tervek, ha egyébként szükséges már beszerzett engedély(ek), és mindenekelőtt az árazatlan költségvetési-kiírás az ajánlattevő számára egyértel­műen meghatározza az elvégzendő munkákat mennyiség és mi­nőségi tekintetben, valamint az időbeliséget tekintve egyaránt. Ez megalapozott ajánlattételre ad lehetőséget. A jól előkészített, tisztességes és szakmailag korrekt kiírás a komoly ajánlattevő számára nemcsak az ajánlattételt, de nyerés esetén a munkák előkészítését és megkezdését is jelentősen megkönnyítheti.
  4. Az értékelési szempont(ok) meghatározása és megadása, a min­denki számára azonos tájékoztatás biztosítja a tisztességes ver­seny lehetőségét.
  5. Az ajánlatkéréshez csatolni javasolt szerződés tervezet meg­könnyíti a kölcsönös megállapodást, ugyancsak csökkenti a ké­sőbbi viták lehetőségét, és meggyorsíthatja a munkák megkez­dését.
  6. A megalapozott és részletes ajánlatkérés lehetőséget ad arra, hogy a lehetséges vállalkozók szélesebb köre lehessen ajánlat­tevő, például egy alkalmas helyi médiában közzétett felhívás ré­vén.

A hazai gyakorlat tapasztalatai szerint a nem tenderdokumentáció alapján történő vállalkozói kiválasztásnál a megállapodás egyes ese­tekben a verseny elmaradása révén látszólag előnyösebb kondíciókat kínálhat. Az ilyen megállapodások azonban számtalan olyan kocká­zatot rejtenek magukban, amelyek közül a végrehajtás során akár csak egy bekövetkezése esetén is évekre leállhat a korszerűsítés és/vagy felújítás folyamata, „bennragadhat” a közösség pénze egy akár évekkel későbbi bírósági döntésig, sőt, a vissza nem térítendő állami támogatás visszavonására is sor kerülhet.

Mindezeket mérle­gelve a továbbiakban az építtetői és mérnöki szempontból egyaránt és kétségtelenül legnagyobb feladatot jelentő, ám egyidejűleg a leg­biztonságosabbnak ítélhető tender alapján történő vállalkozó kivá­lasztás menete kerül bemutatásra.

A versenyeztetés menete

A tenderdokumentáció alapján történő versenyeztetés megkezdése általában feltételezi, hogy

  • a társasházi közösség közös döntést hozott a korszerűsítés és/vagy felújítás szükségességéről,
  • amennyiben a sajátforrásokhoz kiegészítés szükséges, megsze­rezte a vissza nem térítendő állami támogatást, vagy legalábbis annak intézése folyamatban van, és a megszerzésre reális esély van a feltételek maradéktalan teljesítésére tekintettel,
  • meghatározásra került az elvégeztetni szándékozott munkálatok köre,
  • tisztázott, hogy a munkálatokhoz építési vagy egyéb engedély beszerzése szükséges-e,
  • amennyiben a munkálatok, vagy egy részük engedélyköteles, il­letve ha nem engedély-köteles, de megfelelő tervművelet(ek) elkészítése nélkül nem kivitelezhető, a szükséges tervek elké­szültek,
  • amennyiben a tervbe vett munka engedélyköteles, az engedé­lyezési eljárás legalább megindult, és az előzetes szakhatósági és hatósági egyeztetések alapján az engedély kiadásának elvi akadálya nem merült fel, avagy az engedély(ek) már kiadásra került(ek),
  • a társasház, lakóközösség képviseletében eljárni hivatott azon szakember (lebonyolító, műszaki ellenőr, szakértő vagy tanács­adó) kiválasztásra került, aki a vállalkozó kiválasztás koncepci­óját, majd az ajánlatkérési dokumentációt összeállítja. Meg­jegyzendő, hogy az ajánlatkérési dokumentáció összeállítása a műszaki ellenőrzéstől szükség esetén elválasztható, azt elkészít­tetheti a lakóközösség magával a tervezővel is, például ha az építési engedélyezési terveken kívül ún. tender-terv készítésére is szerződik vele.Ugyanakkor fel kell hívni a figyelmet arra, hogy a nyertes vállalkozóval majdan a kiválasztandó műszaki ellenőrnek kell együttműködnie, ő végzi a teljesítésigazolást, készíti elő az elszámolást, így az ajánlattételt később követő be­kapcsolódása egyrészt számára is nehéz, másrészt a szerződéses teljesítés tekintetében hibákhoz, vitákhoz vezető kockázatot rejt magában. Ideális megoldás, ha az ajánlati dokumentációt (ten­dertervet) a tervező készíti el, beleértve az ún. „árazatlan költ­ségvetés-kiírást” is, ám az ajánlattevői kör meghatározásában, a munkákkal kapcsolatos szervezési (organizációs és ütemezési) feltételek megfogalmazását, illetve a társasház elvárásainak megfogalmazását és az építőipari szakma nyelvére „tolmácsolá­sát” már a később műszaki ellenőri feladatokat ellátó mérnök végzi.

A felsorolt feltételek teljesülése után a versenyeztetés igazából a vállalatba adási koncepció megfogalmazásával kezdődik. Ez hatá­rozza meg a vállalatba adás kiválasztási rendszerét, az ajánlatkérés­sel megcélzott vállalkozások körét, a tervezett beavatkozás cél- és eszközrendszerét, fő paramétereit, így a költségkeretet, a mennyisé­gi és minőségi elvárásokat, az időbeliséget, és az ajánlattételi doku­mentáció más lényeges elvi jelentőségű kérdéseit.

A vállalatba adási koncepció elvi elfogadása alkalmával célszerű felhatalmazni a közösség részéről a képviselőt, illetve – esetleg rajta keresztül – a társasház érdekeit képviselő mérnök közreműködőt az ajánlatkérési dokumentáció összeállítására. Ez azért a jelentős, hogy egy akár több tíz oldalt kitevő ajánlatkérési szöveg (és a tervek szö­veges részeiről nem is beszélve) minden lakó általi maradéktalan jó­váhagyása rendszerint feltörhetetlen diónak bizonyulhat, gyakorta a vélt előnyök és a szakmai elvek ütközése nehezíti meg az ajánlatké­rést, és ez mindenképp megelőzendő.

Ugyancsak lényeges, hogy a vállalatba adási koncepció elfogadásakor egyértelműen meghatáro­zandó a döntésre jogosult(ak) köre, aki végül a beérkező ajánlatok közül a közösség számára legelőnyösebbet kiválasztja, továbbá, ha szükséges, azoknak a személye, akik a kiválasztott vállalkozóval a szerződés meghatározott feltételek melletti megkötésére jogosult.

Az ajánlatkérési dokumentáció elkészítése – összeállítása – után az ajánlatkérés közzététele, szétküldése, eljuttatása a következő lé­nyeges lépés, amit rövidebb hosszabb feszült várakozás követ. Ez­alatt, ha a tervbe vett munkálatok mennyisége, összetettsége igényli, érdemes és célszerű biztosítani a vállalkozók számára a helyszín megtekintésének lehetőségét, „helyszín bejárást” szervezni, illetve lehetőséget adni az ajánlattal kapcsolatban felmerülő kérdések felté­telére és megválaszolására.

Azonos feltételeket teremteni a versenyeztetésben

A versenysemlegesség jegyében ügyelni kell arra, hogy minden vállalkozó azonos feltételeket és információ­kat kapjon, így a kérdéseket és válaszokat valamennyi leendő aján­lattevőnek szokás megküldeni, illetve közös helyszínbejárást szer­vezni, ahol a kérdésfeltevésre és válaszadásra lehetőség van. Tapasz­talatok szerint a közös helyszínbejáráson kizárja a leendő megrende­lő „kijátszását”, azaz magasabb vállalkozási ár elérésére irányuló összefogás nem, vagy igen ritkán fordul elő, másrészt az ajánlatké­réssel érintett cégek listáját rendszerint más „módon” is meg tudná szerezni az a cég, aki erre törekszik. A közös helyszíni szemle hoz­zásegíthet az ajánlatkérés jobb megértéséhez, a körülmények és elvá­rások tisztázásához, ezáltal a megalapozottabb ajánlattételhez.

A korábban említett feszült várakozás végén, azaz az ajánlatkérés­ben megadott időpontban megtörténik az ajánlatok benyújtása. Cél­szerű a versenysemlegesség és a versenyt szervezők megtámadtatásának „megelőzésére” bármilyen ajánlatkérésnél egyértelmű végle­ges határidőt kikötni, és az ajánlatok benyújtását lezárt formában (postán vagy személyesen borítékban) megkövetelni. Az elektroni­kus formában történő ajánlatadás lehetőségének biztosítása esetén a benyújtási időpont meghatározása különösen fontos, hiszen itt rend­szerint már „nyitott” módon érkeznek az ajánlatok, ami manipuláci­óra adhat alkalmat.

Az elektronikus ajánlattétel esetén meg kell kö­vetelni, hogy az ajánlat cégszerűen aláírt „eredeti” példánya kerüljön postai úton vagy személyesen benyújtásra meghatározott időn belül, mivel vita esetén jelenlegi gyakorlat szerint általában csak az erede­ti aláírással (pecséttel, cégszerűen) ellátott dokumentum minősül bi­zonyító erejűnek.

A benyújtott ajánlatokat – ha a döntéshozatalban bizottság érintett – a bizottság összeültéig biztonságos helyen és lezárt borítékban „il­lik” megőrizni, és a bizottság előtt együttesen és jegyzőkönyvileg dokumentáltan felbontani. Mint említettük, az ajánlatkérés eljárás a társasházak korszerűsítése és felújítása tekintetében nem esik köz­vetlenül a közbeszerzési törvény hatálya alá, ám mivel a döntéshoza­tal rendszerint képviseleti úton történik, valamennyi jelen nem levő érintett lakó számára dokumentálni kell a döntéshozatal menetét, egyben az egész versenynek és döntéshozatalnak a tisztaságát.

Az ajánlatok felbontását és azok lényeges ajánlati kondícióinak dokumentálását követően kerülhet sor az értékelésre, majd a döntés­hozatalra. A döntéshozatallal kapcsolatban meg kell említeni, hogy elsősor­ban a nagyobb értékű, több vállalkozóval versenyeztetett kivitelezé­si munkáknál előfordul az írásos ajánlatbenyújtást követően, és a döntéshozatal előtt további lépésekre is sor kerülhet.

Ilyen lehet az ajánlattevők felé írásban, vagy szóban feltett, az ajánlatuk tartalmára, határidőire, vagy árára vonatkozó tisztázandó kérdés, és arra adott válasz, illetve korrekciók, módosított ajánlat. Ezzel kapcsolatban érdemes megjegyezni, hogy amennyiben írásos ajánlati felhívásról és írásos ajánlattételről volt szó a korábbiakban, célszerű a tisztázó kérdéseket és válaszokat is írásban rögzíteni. Fel kell hívni továbbá a figyelmet, hogy az ajánlatok vállalkozói kezde­ményezésre történő utólagos módosításának befogadása rendszerint a verseny tisztaságának megkérdőjelezhetőségével jár.

Ha a módosí­tásra az ajánlatkérő részéről az ajánlatkérés módosítására kiadott fel­kérés nyomán kerül sor, és a felkérést minden ajánlattételre jelentke­zett kézhez veszi, lehetőséget kapva a módosításra, akkor a módosí­tás a versenysemlegességet általában nem sérti. Az ilyen módosításkérés rendszerint azt követően szokásos, ha a benyújtott ajánlatok közül a legalacsonyabb árat kínáló is meghaladja a korszerűsítésre-felújításra rendelkezésre álló, illetve előirányzott keretet. Ilyenkor a műszaki tartalom csökkentése, esetleg a vállalkozók számára közve­tett módon költségeket okozó körülmények „fellazítása” kínálhatja az ajánlati árak csökkentésének lehetőségét.

Lényegében az ajánlatok kerülnek módosításra abban az esetben is, ha az ajánlatkérő vagy a képviseletében eljáró egy vagy több aján­lattevőtől a műszaki tartalom vagy egyéb lényeges körülmények, kö­vetelmények változtatása nélkül az ajánlati ár csökkentését kéri. Ez a forma lényegében árengedmény kikényszerítését célozza azáltal, hogy több vállalkozót alapvetően egymással szembeni árejtésre ösz­tönöz akár több fordulóban is a munka megszerzése érdekében. Ennek sajátos formája, amikor az árversenyre valamennyi ajánlattevő jelenlétében kerül sor, több fordulóban mindaddig, amíg minden vál­lalkozó ki nem jelenti, hogy végleges árat kíván adni, vagy egy kivé­telével mindenki eláll a további ajánlattételtől.

Az írásos ajánlattételt követő újabb árejtésre, az ajánlati kiírás vál­toztatása (azaz a megkívánt tartalom csökkentése) nélküli ajánlatmó­dosításra szóló felhívással kapcsolatban két lényeges körülményre azonban mindenképp fel kell hívni a figyelmet, mielőtt bárki ilyen lefolytatása mellett döntene.

Egyrészt – és ez a lényegesebb – az ajánlattételkor meghatározott árakhoz képest az elvégzendő feladat csökkentése nélkül, akár több fordulóban történő árcsökkentésnek jelentős veszélye, kockázata van az építtető részére is, annak ellenére, hogy látszólag az akár jelentő­sen csökkenő ár számára természetesen kedvező. Ám az ilyen „nyo­mott” árak esetén a nyertes szinte kényszerítve van rá, hogy minden lehetséges eszközzel arra koncentráljon, hogyan tudja előre látható veszteségeit kezelni.

Miként tudja az árat pót- és/vagy többletmun­kák révén, esetleg alacsonyabb értékű helyettesítő anyagok, berende­zések beépítésével az eredeti ajánlatában foglalt reális piaci szintre „visszatornázni”. Kritikus helyzetben a túl alacsony árnál felborul a cég likviditása, az anyagok beszerzése, ezen keresztül beépítése, en­nek folyományaként pedig a projekt befejezése késedelmet szenved, szélsőséges esetben a vállalkozó a projektet fel kell függesztenie, be kell fejeznie. Az ilyen helyzetből egyik fél sem tud „győztesként” ki­jönni, tehát kerülendő állapot.

Másrészt az sem hagyható figyelmen kívül, hogy az egész vállalat­ba adási folyamatban általában a két fél szakmai felkészültsége és gyakorlata eltérő. A vállalkozók számára a munka megszerzéséhez szükséges lépések a napi rutin szintjére érhetnek, míg a tulajdonosok részéről ilyen tapasztalatok és felkészültség hiányában közreműködő szakember bevonására kényszerülnek, vagy viselik a „megvezetés” kockázatát.

Mindezekre tekintettel az egyszeri, jól előkészített írásos ajánlat­kérés és ajánlattétel alkalmazása célszerű, szükség szerint az említett tisztázandó kérdésekkel kiegészítve. Az ezt követő döntéshozatallal kiválasztott vállalkozó teljesítési kényszerben van, rendszerint na­gyon szűkre korlátozódik a mozgástere a pót- és/vagy többletmun­kák tekintetében, hiszen az ajánlatkérő teljes joggal foglalhatja el azt az álláspontot, hogy változtatás nélkül elfogadta az ajánlatot, hát tes­sék szerződésszerűen elvégezni a munkát.

A döntéshozatalhoz kapcsolódóan előfordul, hogy a kiválasztott vállalkozóval – immár győzelme tudatában – sor kerül egy szerző­dés-egyeztetésre, amelynél a kondíciók tisztázásának befejeződését követően az ajánlatkérő egy néhány százalékos engedményt kér a vállalkozótól, rendszerint a „könnyebb kezelhetőségre” hivatkozva „kerekít”, természetesen „lefelé”. Érdekes módon a jó ütemben fel­vetett néhány %-os csökkentés lehetőségét a biztos munka tudatában nem szokták visszautasítani a vállalkozók, legfeljebb egy kisebb %-ért tesznek tétova erőfeszítéseket.

Döntéshozatal

A döntéshozatallal kiválasztott nyertes vállalkozóval vagy vállal­kozókkal a tervezett munkakezdést megelőzően célszerű a szerző­dést megkötni, amennyiben az ajánlattételnek nem volt feltétele a szerződéstervezet egyoldalú, cégszerű aláírása, esetleg észrevételek­kel, véleményeltéréssel.

Említést érdemel még, hogy a szerződéskötés elsősorban admi­nisztratív okokból történő elhúzódása esetén – amennyiben bizonyos körülmények ezt indokolják – a szerződő felek megállapodhatnak a szerződés aláírása előtti munkakezdésben is a kölcsönös ráutaló ma­gatartásra hivatkozva. Ebben az esetben viszont a szerződés gyakor­latilag létrejöttnek tekinthető, függetlenül szinte attól, hogy ténylege­sen aláírásra került-e már, vagy sem.

A szerződéskötéssel a szokásos értelemben vett vállalatba adási folyamat, a versenyeztetés lezárult, azonban nem szabad elfeledkez­ni arról, hogy a létrejött szerződés a vitás esetekre általában meghatározza a szerződés alapját képező dokumentumokat, és vita esetére azok sorrendiségét. Ennek nyilvánvalóan nem a nyertes kihirdetésé­ig van esetenként jelentősége, sokkal inkább a kivitelezés során, vagy annak lezárásakor felmerülő elszámolási viták esetén.

Az ilyen – lehetőleg kerülendő – viták során az ajánlatkérésnek illetve magá­nak az ajánlatnak jelentős szerepe lehet. E dokumentumok képezhe­tik annak alapját, hogy a vitatott kérdésben a megrendelő vagy a vál­lalkozó álláspontja testesíti-e meg az igazságot, jogszerű és indokolt-e a vállalkozó pót- vagy többletmunkaigénye, avagy az ajánlatkérés, esetleg maga az ajánlat utalt arra, hogy a vita alatt álló elszámolási tételek végrehajtásának kötelezettsége terheli a vállalkozót, és az ajánlati ára az erre vonatkozó költségeket magában foglalja.

Ebből a szempontból tehát a vállalatba adás, versenyeztetés való­jában mindaddig kifejtheti hatását, ameddig maga a szerződés vagy annak következményei a felek közötti kapcsolatot fenntartják.

Az ajánlatkérési dokumentumok

A felújítási és/vagy korszerűsítési munkákra vonatkozó versenytár­gyalás kiírásakor, ajánlatkérés kibocsátásakor az ajánlatkérőnek nyil­vánvalóan törekednie kell arra, hogy olyan dokumentációt biztosít­son a leendő ajánlattevők részére, amelynek alapján megfelelő mély­ségű és színvonalú, ezáltal a leendő szerződő partnerek számára mi­nél egyértelműbb ajánlat kerülhessen benyújtásra, és erre alapozott szerződés legyen aláírható.

Az ajánlatkérési dokumentumok rendszerint az ajánlatban megje­lölendő fő szerződéses paraméterek meghatározásához szükséges in­formációkat kell, hogy tartalmazzák szöveges és lehetőség szerint megfelelő rajzi formában. Az információk rendszerint egy szöveges leírást tartalmaznak, amelyben a célszerűen csatolt rajzi részekre hi­vatkozva összefoglalják az ajánlatkérők határidővel – időbeliséggel, mennyiségi és minőségi elvárásokkal kapcsolatos igényeit, szükség szerint kiegészítve az organizációs és egyéb sajátos, a tervezett mun­kálatokra, vagy azok körülményeire vonatkozó ismereteket.

Az ajánlatkérések tartalmi és formai felépítésére vonatkozóan részletes követelményrendszert a jogszabályok jelenleg nem tartalmaznak, összhangban az uniós szabályozással, azonban egyes jogszabályok hatékony segítséget nyújthatnak a dokumentációk összeál­lításához.

Mindenekelőtt szellemiségében mértékadó a 2003. évi CXXIX törvény a közbeszerzésekről. Ennek 54.§-a utal arra, hogy az ajánlat­kérőknek olyan dokumentációt kell készítenie, mely egyebek mellett tartalmazza a részletes szerződési feltételeket, vagy a szerződésterve­zetet. A közbeszerzési törvény előírja a közbeszerzési műszaki leírás csatolását is az ajánlatkérési dokumentációhoz. A törvény 58. §-a ér­telmében a közbeszerzési műszaki leírást – a közösségi joggal össze­egyeztethető kötelező műszaki szabályok sérelme nélkül – az euró­pai szabványokat közzétevő nemzeti szabványokra, európai műszaki tanúsítványokra vagy közös műszaki leírásokra hivatkozással kell meghatározni.

Amennyiben ezen alapokon nem lehetséges bármely okból összeállítani a leírást, akkor megfelelő indoklás mellett ettől eltérő alapokra helyezve is összeállítható a leírás. Mindez első köze­lítésben kissé bonyolultnak és érthetetlennek tűnik, azonban ha az említett paragrafus (7) bekezdését áttekintjük, mindez azonnal helyé­re kerül.

Eszerint „az ajánlatkérő a közbeszerzési műszaki leírást nem határozhatja meg oly módon, hogy egyes ajánlattevőket, illetve árukat az eljárásból kizár, vagy más módon indokolatlan és hátrá­nyos, vagy előnyös megkülönböztetésüket eredményezi.” Ha elke­rülhetetlen bármely termék, eljárás, gyártmány „nevesítése” a terve­zői vagy építtetői szándék, az ilyenre hivatkozásnál a megnevezés mellett az „azzal egyenértékű” kifejezést kell használni.

A társasházi ajánlatkérések szempontjából ennek ismerete azért lé­nyeges, mert felhívja a figyelmet egy elérhető előnyre. Amennyiben ugyanis az ajánlatkérésnél túl konkrét termék meghatározás történik, csökken az ajánlattevő lehetősége is arra, hogy általa kipróbált, az igényeknek megfelelő más termékre adjon az ajánlatkérőnek kedve­zőbb ajánlatot. E tekintetben tehát a fentiek figyelembevétele és mér­legelése ajánlható a leendő ajánlatkérők részére.

Az ajánlatkérések konkrét tartalmára vonatkozóan jelenleg tételes jogi szabályozás nincs hatályban, az ajánlatkérés dokumentációjának összeállításhoz a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX törvény által ugyan hatályon kívül helyezett, ám számottevő támogatást nyúj­tani képes 1/1996. (II. 7.) KTM rendelet a közbeszerzés keretében megvalósuló építési beruházásra vonatkozó ajánlati felhívás dokumentációjának részletes műszaki tartalmáról.

Annak ellenére, hogy ez a jogszabálya címében ugyancsak a köz­beszerzési eljáráshoz kapcsolódik, minden más ajánlattételi felhívás­nál is jól használható “vezérfonalat” képezhet.

A rendelet 2.§ (1) bekezdése összefoglalóan határozza meg a mű­szaki dokumentáció lényegét: a jogerős, végrehajtható és érvényes építési vagy létesítési hatósági engedélyokirat és a hozzá tartozó ter­vek alapján készített, az építmény helyszínét, környezetét, jelenlegi, valamint kész állapotát – az ajánlatadáshoz szükséges és elégséges módon – rögzítő írásos dokumentumok és tervrajzok összessége.

A (2) bekezdés szerint: Az ajánlatkérési műszaki dokumentáció­ban meg kell határozni:

  1. az építményrészek, a szerkezeti elemek, a beépített berendezé­sek stb. térbeli elhelyezkedését, méretét, mennyiségét,
  2. a kész állapotra vonatkozó műszaki és minőségi követelménye­ket,
  3. az építmény megvalósítását, a kivitelezés módját befolyásoló körülményeket, szolgáltatásokat,
  4. az ajánlattételt lényegesen befolyásoló, építési beruházásnak nem minősülő, de azzal együtt elkészítendő munkákat.

Az 1/1996. (II. 7.) KTM rendelet melléklete alapján – az iparosí­tott technológiájú épületek korszerűsítéséhez és/vagy felújításához kapcsolódó ajánlatkérés műszaki dokumentáció tartalmát a követke­zőkben lehet összefoglalni.

1. Alapadatok, okiratok

a) Az építmény jellemző adatai:

  • az építmény előírások szerinti szabatos megnevezése,
  • az építmény helye,
  • az építmény meghatározó paraméterei (kapacitása, befogadó­képessége, férőhelyszáma, jellemző mérete stb.),
  • az építési munkajellege (korszerűsítés, és/vagy felújítás, bő­vítés stb.),
  • az építés kívánt kezdési és befejezési időpontja (a befejezési időpont megadása helyett annak eldöntését lehet az ajánlatte­vőtől igényelni.)

b) Előzmény okiratai (másolatban):

  • jogerős, végrehajtható és érvényes hatósági engedély (ha ren­delkezésre áll, ha nem, nyilatkozat arra vonatkozóan, hogy a tervezett munkálatok nem esnek építési vagy egyéb enge­délykötelezettség alá),
  • felmentések, valamint eltérési engedélyek jogszabályoktól, műszaki és egyéb hatósági előírásoktól (ha ilyen az előkészí­tés alatt szükségessé vált).

c) Az ajánlatkérő által meghatározott különleges követelmények, körülmények, szolgáltatások:

  • az építési munkát befolyásoló, átlagostól eltérő körülmények, illetve környezeti tényezők (forgalom folyamatos fenntartása, más vállalkozó egyidejűleg a térségben végzett tevékenysé­ge, környezet-, természet- és műemlékvédelmi követelmé­nyek, munkavégzési időszak korlátozása stb.),
  • a megbízó által nyújtott szolgáltatások (felvonulási épület, villamos energia, építőgép, kiviteli tervek stb. rendelkezésre bocsátása a feltételeket is beleértve).

d) Az ajánlatkérési műszaki dokumentáció tervezőjének nyilatkozata a jogszabályok, a műszaki és egyéb előírások, valamint az alapadatokban és okiratokban foglalt követelmények betartásáról (értelemszerűen ez csak akkor csatolandó, ha tényleges tervműveletek is mellékletként átadásra kerülnek, illetve azokban ilyen nyilatkozat nem szerepel).

2. Műszaki leírások

a) Az építmény általános leírása:

  • telepítés, környezeti kapcsolatok, rendeltetés, funkció, tech­nológia, üzemeltetés stb.,
  • a rendeltetési egységek, illetve helyiségek tervrajzokra utaló felsorolása és azok kialakításának, igényszintjének, felsze­reltségének stb. részletes meghatározása.

b) A tervezett műszaki megoldások (szerkezetek, beépített berendezések, készülékek, vezetékek, rendszerelemek stb.) tervrajzokra utaló leírása, az anyagminőségek és egyéb követelmények meghatározásával:

  • részletesen ismertetve a javasolt, és ezen műszaki dokumen­tációban kidolgozott megoldásokat,
  • megjelölve az egyenértékű alternatív műszaki megoldások lehetséges körét.

c)  Védelmi és biztonsági, valamint minőségbiztosítási követelmények ismertetése.

3. Műszaki számítások és szakvélemények (amennyiben a feladat ezeket szükségessé teszi)

  • Az építmény egészének, valamint az egyes műszaki megoldá­sok rendszerének és elemeinek megfelelőségét, méreteit, vá­lasztott anyagminőségeit igazoló számítások (statikai, épületfizikai, hőtechnikai, forgalmi, technológiai stb.).
  • b)Az építmény környezettel való kapcsolatának megfelelőségét igazoló adatok és szakvélemények (geotechnikai, hirdrológiai, geofizikai, környezet-, természet- és műemlékvédelmi stb.), amennyiben ezek bármelyikét a tervezett munkálatok szüksé­gessé tennék, bár ez az iparosított technológiával létesített lakó­épületek esetében nem valószínűsíthető.

4. Tervrajzok

  • hely színraj z(ok) (1:200 – 1:1000 méretarányban), mely tartal­mazza az építési területet, a meglévő, a megmaradó, az elbon­tandó és a tervezett építményeket, növényzetet, jellemző terep­magasságokat,
  • környezetrajz (1:50 – 100 méretarányban), ha az építmény meg­lévő építményben vagy építményen valósul meg, és ezért hely­színrajz helyett az épített környezetet kell ábrázolni,
  • genplán terv (1:200 – 500 méretarányban) az építmények köz­mű- és energiaellátási kapcsolatainak áttekintését szolgáló el­rendezési terv,
  • általános tervek (1:50 – 100 méretarányban) a szükséges és elté­rő alaprajzokkal, vízszintes és függőleges metszetekkel, vala­mint nézetekkel, melyekből az építmény térbeli elrendezése, jellemző méretei, szerkezetei, anyagai, beépített berendezései stb. megállapíthatók, és a mennyiségi kimutatás ellenőrizhető, illetve a kiviteli tervdokumentáció elkészíthető, amennyiben az ajánlatkérésnek ez része,
  • részlettervek (1:1-50 méretarányban) az építmény olyan részei­nek, szerkezeteinek és azok összeépítésének nagyléptékű rajzai, melyek az általános terveken kellően nem ábrázolhatók ,
  • konszignációk (elemkimutatások).

5. Mennyiségi kimutatás vagy árazatlan költségvetés-kiírás

Teljes műveleti sorral meghatározott (összevont) tételeket tartal­mazó mennyiségi kimutatás, vagy – és ez javasolt – tételes árazatlan költségvetés-kiírás a költségajánlat összeállítása és elbírálhatósága szempontjából fontos szerkezetekről és berendezésekről, illetve az elvégzendő egyéb munkákról.

A műszaki leírás és tervek mellett az ajánlatkérési dokumentáció­nak részét kell képezze egy általános ajánlattételi és szerződéses fel­tételrendszer is, ami kisebb és egyszerű feladatoknál lényegében egy szerződés tervezetre korlátozódhat, melyben a lényegi elvárások ele­ve rögzítésre kerülnek, míg nagyobb épületegyüttes, különleges kö­rülmények esetén a külön ajánlattételi feltételrendszer is meghatá­rozható.

Az általános feltételrendszerben, az ajánlati felhívásban illetve az ajánlatkérő levélben ajánlott meghatározni a döntéshozatal módját és szempontrendszerét. Az elbírálás általában kétféle alapról indul: vagy a legalacsonyabb ár, vagy az összességében legelőnyösebb ajánlat kerül kiválasztásra az ajánlatkérő szándékai szerint. Az első eset alkalmazása akkor célszerű, ha a munka egyszerű, a tevékenysé­gek számát tekintve kicsiny, mennyiségét tekintve jelentős, kockáza­tai viszonylag alacsonynak ítélhetők, és az ajánlatkérőnek olyan kü­lönleges elvárásai, mint például rendkívül rövid átfutási idő, vagy halasztott fizetés, a munkával összefüggésben nem merülnek fel.

Az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztása, mint döntési elv az összetett, minőségileg igényesebb, nagyobb kockázatú feladatok­nál gyakori. Utóbbi változatnál javasolható az ajánlatkérési doku­mentációban megjelölni a szempontrendszert. Ennek abban rejlik korántsem elhanyagolható jelentősége, hogy ezáltal ismerheti meg a leendő ajánlattevő az ajánlatkérő szándékát, hogy milyen ajánlat le­het számára a legkedvezőbb.

Ennek hiányában az ajánlattételkor té­ves preferenciákat, prioritásokat határozhat meg, ami nem csak szá­mára kedvezőtlen a verseny elvesztése miatt, hanem az ajánlatkérő számára is, mivel egy egyébként jó, számára igazából előnyösebb ajánlat beérkezésétől zárja el magát azzal, hogy igényeit, elvárásait nem tudta megvilágítani az ajánlattevők számára.

Okvetlenül célszerű az alábbi témakörökkel kapcsolatos ajánlatké­rői igények meghatározása:

  • ajánlat kivételével és benyújtásával összefüggő elvárások,
  • szerződés „típusa”,
  • szerződés tárgya, műszaki dokumentumokra hivatkozással azo­nosíthatóan,
  • árforma és szerződés fizetési ütemezése,
  • teljesítés helye és módja,
  • megrendelői jogok és kötelezettségek,
  • vállalkozó jogai és kötelezettségei,
  • szervezési körülmények,
  • munkakezdéssel, rész- és végteljesítéssel kapcsolatos igények,
  • késedelmes fizetéssel illetve teljesítéssel összefüggő szankcio­nálás elvei,
  • munkabiztonsággal összefüggő követelmények, felelősségek,
  • minőségbiztosítással összefüggő követelmények,
  • szerződő felek képviseletével összefüggő elvárások,
  • viták rendezésére vonatkozó elvárások,
  • teljesítési biztosítékok,
  • vagyon-, felelősség- és balesetbiztosítás,
  • jótállás és szavatosság,
  • együttműködés, különleges körülmények,
  • szerződéses dokumentumok sorrendisége, mellékletek.

Mint érzékelhető, ezen felsorolás lényegében egy alapos szerződés fő fejezeteivel azonosítható, így tehát a műszaki dokumentumok és a szerződéstervezet együttesen legfeljebb néhány kiegészítést igényel­ve elegendő részletességű lehet a megalapozott ajánlattételhez. A ki­egészítések alapvetően az ajánlatkéréshez és/vagy ajánlatadáshoz közvetlenül kapcsolódó, nem a szerződéses megállapodás részét ké­pező ismeretekre kell szorítkozzon, amennyiben a szerződés tervezet is részét képezi az ajánlatkérési dokumentációnak.

Dokumentáció készítésének ellenértéke

Az ajánlatkérési dokumentációval kapcsolatban meg kell még je­gyezni, hogy különösen nagyobb épület együttes, összetettebb fel­adatok, illetve „vastag” ajánlatkérési dokumentáció esetén a dokumentáció átadásának ellenértéke megkérhető a leendő ajánlattevők­től, ám ennek összege a dokumentáció előállításának és rendelkezés­re bocsátásának költségeire terjedhet ki közbeszerzések esetében.

Ezt az elvet célszerű betartani a nem közbeszerzési törvény hatálya alá eső más tenderek esetén, így a társasházak felújítása és/vagy korsze­rűsítésére vonatkozó ajánlatkéréseknél is, mivel a túl magas doku­mentációköltség visszatarthatja az ajánlattevőket a részvételtől. Per­sze, ha a cél az, hogy a nagyobb feladatra nagyobb cégek jelentkez­zenek, akkor ennek egyik „eszköze” lehet az ajánlatkérési dokumen­táció árának magas pozícionálása is.

Az ajánlatok értékelése, a kiválasztási döntés

Amennyiben az ajánlati felhívás és az ajánlati dokumentáció, továb­bá az ezekkel összefüggő ajánlatkérői tevékenység megfelelően volt elveiben felépítve és gyakorlatában végrehajtva, előáll az ajánlattéte­li határidő lejártakor az a kedvező helyzet, hogy az ajánlatkérőnek kellően nagy számú benyújtott ajánlat áll a rendelkezésére. Mielőtt elemezzük, hogy ezek közül miként lehet a tervezett korszerűsítés és/vagy felújítás szempontjából legmegfelelőbbet kiválasztani, ki kell térni arra is, hogy mi értendő a „kellően nagy számú ajánlat”-on.

Természetesen nem igazán szokás versenynek tekinteni azt, ha mindössze egyetlen ajánlat(tevő) áll rendelkezésre, bár bizonyos körben (például szerzői jogi védelem alá eső projekt megvalósításá­val összefüggésben) a Közbeszerzési Törvény is versenynek minősí­ti a tárgyalásos eljárást egyetlen alkalmas ajánlattevő esetén is.

A fel­újítási és/vagy karbantartási munkák esetében meglehetősen ritka le­het az ilyen különleges helyzet, így igazából nem tekinthető kedve­zőnek, ha mindössze egyetlen ajánlat áll az ajánlatkérő rendelkezé­sére. Ilyenkor ugyanis az egyetlen lehetőség a számára kedvezőbb szerződés megkötésére egy olyan tárgyalássorozat, amelyben az egyik fél, az ajánlatadó kifejezetten kedvezőbb pozícióból indulva kellene, hogy engedményeket tegyen az általa benyújtott ajánlathoz viszonyítva.

Csak minimálisan jobb a kétajánlatos változat, mivel sok lehetsé­ges ajánlattevőből kettő ajánlata nem feltétlenül esik távol egymás­tól, és az sem biztos, hogy a reális piaci árakhoz köze van a két ajánlattevő által megajánlottaknak.

Szakmai szempontból általánosan elfogadott vélemény, hogy a nem különösebben összetett vagy speciális építési munkáknál három ajánlattevő közé már nagy valószínűséggel bekerül legalább egy olyan, akinek az ajánlata megközelíti a reálisnak mondható piaci ára­kat, elősegítve a megalapozott döntéshozatalt, illetve az esetleges további tárgyalások előkészítését. Az ideálisnak tekintett ajánlattevői szám öt-hat ajánlat körül mozog.

Ennyi ajánlat alapján a reális piaci ár bizonnyal felmérhető, ugyanakkor ennyi ajánlat áttekintése, elem­zése és értékelése még elfogadható mennyiségű feladatot jelent. Nem szabad ugyanis elfeledkezni arról, hogy egy-egy ajánlat egy többlakásos lakóépület együttes esetében felújítás és/vagy korszerűsítés esetében is több tucat költségvetési tételt tartalmaz, amelyek egy­máshoz való viszonyítása, összemérése még számítógépes támoga­tással sem csekély időt és alaposságot igénylő feladat.

Ha a beérkezett ajánlatok száma alacsony, egy vagy kettő, minden­képpen célszerű szakember részvétele a döntés-előkészítésben. Ilyen helyzetben ugyanis az ajánlatok összehasonlítása nem segít hozzá a közösség számára legkedvezőbb ajánlat kiválasztásához, mindössze arra van lehetőség, hogy a beérkezett egy vagy két ajánlat „elfogad­hatósága” kerüljön megítélésre. Erre többnyire csak az ajánlatban szereplő költségvetési tételek piaci árakkal való összevetése kínál le­hetőséget, amit a „szokásos” árak ismeretének hiányában az építő­iparban kevéssé jártas személy megalapozottan nem tud elvégezni.

Amennyiben megfelelő számú ajánlat áll rendelkezésre a döntés­hozatalhoz, még akkor is felmerülhet az ajánlatok össze nem vethetőségének lehetősége. Természetesen ez szinte mindig az ajánlatké­rés nem megfelelőségére utal, ebben az esetben a feladat meghatáro­zása és az ajánlattétellel kapcsolatos követelmények nem voltak egy­értelműen meghatározva. Példa erre az az ajánlatkérés, amelyben az ajánlatnak nem kell tartalmaznia tételes költségvetést, hanem „csak” egyösszegű fix áron kerül megadásra az ajánlatkérő által igényelt dí­jazás. Ilyenkor két lehetőség merül fel a probléma kezelésére.

Beárazott költségvetés csatolása

Lehe­tőség szerint el kell érni, hogy az árajánlathoz a beárazott költségve­tés utólag, de még a döntéshozatal előtt kerüljön csatolásra, vagy – ha mindenképp az egyösszegű ajánlatot látja célszerűnek a közösség abban a reményben, hogy így „kevesebb gond lesz vele, így minde­nért a vállalkozó a felelős” – a fix árhoz tartozó „teljeskörűséget”, az ajánlati felhívásakor összeállított műszaki és egyéb követelményeket kell rendkívül precízen rögzíteni. így a vállalkozónak jelentősen be­szűkül a lehetősége a pót- vagy többletmunkák révén az ár burkolt emelésére.

A benyújtott ajánlatok elbírálására célszerű több személyből álló bizottságot létrehozni, és vagy ennek tagjaként, vagy felkért tanács­adóként az értékelésbe építési feladatok vállalatba adásában és / vagy irányításában jártas szakembert is bevonni.

Nyilvánvaló, hogy egy ilyen bizottságra nincs szükség mondjuk a lakóépület hulladéktárolójának újraburkolására vonatkozó bekért ajánlatok közül a legkedvezőbb kiválasztására, azaz a kisebb felada­tokra. Azonban a hitellel támogatott, az egész lakóegyüttest érintő felújítás és/vagy korszerűsítés már olyan nagyságrendű munkát és költséget jelenthet, hogy az elvégzésére beérkező ajánlatok közötti döntés felvállalása egy személy, mondjuk a közös képviselő részéről a közösségen belüli nemkívánatos utólagos ütközések forrása lehet.

A beérkezett ajánlatok elbírálása tekintetében ugyancsak tanáccsal szolgálhat a közbeszerzési törvény. Ennek 57.§-a határozza meg a közbeszerzési eljárások esetében előírt bírálati szempontokat, ame­lyek nyomán esetenként meglehetősen összetett pontozásos értékelé­sek alapján dőlhet el egy-egy közbeszerzés sorsa.

Az iparosított technológiával épült lakóépületek felújítása és/vagy korszerűsítése esetében nem szabad az ajánlatok várható színvonalá­hoz képest túlzottan bonyolult és áttekinthetetlen pontozásos rend­szert kialakítani, mert ez

  • egyrészt hibalehetőségeket rejt, amelyek utólagos korrekciója egy kiválasztott vállalkozóval megkötött szerződés után jelen­tős veszteségek nélkül gyakorlatban lehetetlen,
  • másrészt pedig maguknak a döntéshozatalban közreműködők­nek is áttekinthetetlenül bonyolulttá válhat, aminek eredménye­ként a lényeges és a lényegtelen keveredhet, a fontos döntési szempontok helyett a tervezett beavatkozások sikeres végrehaj­tása szempontjából kevésbé jelentős szempontok alapján történ­het a kiválasztás.

Mindenekelőtt meg kell vizsgálni, hogy a beérkezett ajánlatok for­mai és tartalmi szempontból megfelelnek-e az ajánlatkérésben meg­határozott követelményeknek.

Tekintettel arra, hogy a versenyeztetés a lakóegyüttes felújítási és/vagy korszerűsítési munkák körében a legritkább esetben úgyne­vezett „kétfordulós” eljárás, amelynél az első forduló célja az egyál­talán alkalmas jelentkezők kiválasztása, akik a második fordulóban ajánlattételre felkérést kapnak, szükségszerű az ajánlattevők alkal­masságának mérlegelése.

E vizsgálat szokás szerint kiterjed:

  • a jelentkezők hasonló munkákban és általában megszerzett re­ferenciáira (ehhez az ajánlattevők részéről kapcsolati személyek megadása is igényelhető, akiken keresztül a cég munkájára vo­natkozó információk kérhetők),
  • pénzügyi és működési megbízhatóságára (amit rendszerint cég­kivonattal, valamint két vagy három évre visszamenő mérleg­adatokkal lehet érdemben ellenőrizni),
  • szervezetére, személyi és tárgyi feltételeinek meglétére (az ajánlat tárgyát képező munka elnyerése esetén közreműködő vezető személyek szakmai önéletrajza, dolgozói létszám, eszkö­zök, gépek jegyzéke).

Nyilvánvaló, hogy egy ilyen teljes mélységű adatkérés és elemzés csak a sok lakást magában foglaló együtteseknél, sokmilliós munkák esetében indokolt, a kisebb értékű feladatoknál a megcélzott ajánlat­tevői kör sajátosságaihoz illeszkedő, reálisan és különösebb költsé­gek és utánjárás nélkül beszerezhető dokumentumok bekérése ele­gendő lehet az alkalmasság kellő biztonságú megítéléséhez.

A formai és tartalmi szempontból megfelelő, alkalmasnak minősí­tett ajánlattevők által benyújtott ajánlatokat kell ezt követően górcső alá venni az általuk kínált időbeliség, szervezési elképzelések, mű­szaki tartalom (ideértve a mennyiségi és minőségi jellemzőket egy­aránt) és természetesen a megajánlott ár szerint.

Legalacsonyabb ár mint választási szempont

Az olyan ajánlatkérések esetén, amikor a legalacsonyabb ár került meghatározásra döntési szempontként, az elemzés arra kell koncent­ráljon, hogy a megfelelőnek bizonyuló – azaz a kitűzött költségkere­tet túl nem lépő ajánlatok – közül a legalacsonyabb az egyéb ajánlott kondíciók tekintetében reális, és az ajánlatkérő részéről támasztott elvárásoknak megfelel-e.

Ha szükséges, tisztázó kérdésekkel az aján­lat pontosítását kell kezdeményezni, különösen abban az esetben, ha a benyújtott legalacsonyabb árat kínáló ajánlat bármely lényeges ré­szében vagy összességében irreálisan alacsony díjat, netán reálisan betarthatatlan átfutási időt vagy elfogadhatatlan minőségi paraméte­reket tartalmaz. Ha mindezekre megnyugtató válasz kapható, vagy a legalacsonyabb árú ajánlattal összefüggő kétely eleve nem merül fel, és egyebekben az ajánlat megfelel az ajánlatkérésben foglaltaknak, akkor kijelenthető, hogy megvan a nyertes ajánlat és ajánlattevő.

Ha az összességében legelőnyösebb ajánlat került az ajánlatkérés­ben meghatározásra döntési szempontként, akkor az előre meghatá­rozott pontrendszer alapján el kell végezni az egyes ajánlatok értéke­lését egyenként, meghatározni az egyes ajánlatok által „elért” pont­számokat, majd az így legmagasabb (vagy, ha a pontrendszer felépí­tése ellentétes, a legalacsonyabb) pontot elért ajánlatot kell szükség szerint tisztázó kérdésekkel ellenőrizni, majd a realitás tekintetében is felülvizsgálni. Amennyiben ez az elemzés is sikerrel jár, akkor lé­nyegében meghatározásra került az összességében legelőnyösebb ajánlat.

Nyilvánvaló, hogy ahogyan az ajánlatkérés sem egy precízen elő­írt formai és tartalmi követelményrendszer alapján épül fel, a benyúj­tott ajánlatok értékelése tekintetében sincs ilyen rögzített elvárás rendszer. Noha az említett közbeszerzési törvény vonatkozó részei különösen a nagyobb értékű munkálatok versenyeztetésénél jó sor­vezetőként működhetnek, akár a bírálati szempontok, akár a bírálat módszere szerint a vázoltaktól eltérő döntési módszer és menetrend is felállítható és sikerrel alkalmazható.

Ám bármely rendszert alkal­mazzák a döntéshozatal előkészítésére, nem szabad figyelmen kívül hagyni a döntéskor, hogy a kiválasztott vállalkozóval kell hatékonyan együttműködjön a közösség akár hónapokon keresztül, így a rosszul választott vállalkozó a közösség számára komoly megpróbál­tatássá változtathatja az amúgy nagy lelkesedéssel elindított felújítá­si és/vagy korszerűsítési munkák időszakát.

Fel kell hívni a leendő építtetők figyelmét arra, hogy különösen az összetettebb pontrendszer, illetve tételes költségvetés alapján történő döntéshozatal alkalmával a döntés előkészítésben és/vagy a döntés­hozatalban az építési feladatok előkészítésében és ellenőrzésében gyakorlott szakemberek részvétele jelentősen csökkenti a téves kivá­lasztási döntés kockázatát, illetve kiküszöbölni is képes.

A kifejezetten jelentős nagyságrendű beavatkozások, illetve nagy­számú ajánlat esetében szóba jöhet az elemzés és értékelés különle­ges módszerei is, így például az értékelemzés. Ez előnyös lehet különösen olyan esetben, amikor a korszerűsítés alkalmával az ajánlatte­vők többféle rendszer (például fűtés, szellőzés stb.) alkalmazására te­hetnek ajánlatot. Itt pusztán az egyszeri beruházási költség értékelé­sével szemben kifejezetten előnyös az üzemeltetés és fenntartás idő­szakának hatásait is mérlegre tevő értékelemzési módszerekkel törté­nő döntés-előkészítés.

Különösen előnyös a szakember bekapcsolódása akkor, ha a be­nyújtott ajánlatok közötti döntést csak tárgyalásos további verse­nyeztetés alapján kívánja a közösség meghozni, ilyenkor ugyanis a tárgyalásokon a szakember az esetleges „sanda” vállalkozói szándé­kon képes átlátni, ezzel védve az építtető közösség érdekeit.

Szerződés kötése

A versenyeztetési folyamat gyakorlatban való lezárását a kiválasz­tott nyertes ajánlattevővel való szerződés megkötése jelenti. A tisz­tességes üzleti magatartás jegyében a nem nyertes ajánlattevőket is illik tájékoztatni arról, hogy ezúttal más vállalkozó járt sikerrel, egyi­dejűleg megköszönve az ajánlattétellel kapcsolatos fáradozást.

A közbeszerzések esetében a szerződés leghamarabb 8 nap után, és legkésőbb 30 napon belül kötendő meg. Ilyen szigorú előírás nem szokásos a törvény hatálya alá nem tartozó feladatok versenyezteté­sénél, ám a szerződéskötés elhúzódása vagy a szerződésnek minden kérdés pontos és mindkét fél részére egyértelmű meghatározása előt­ti aláírása egyaránt a megvalósítás során, vagy az elszámolás idősza­kában számottevő viták forrásává válhat.